Как заверять документы с 1 июля 2019

Содержание
  1. Как оформлять копии докуметы с июля
  2. С 1 июля 2019 года устанавливаются новые требованиям к копиям трудовых книжек и первичке
  3. Новый ГОСТ по оформлению документов 2019: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий
  4. С 1 июля копии заверяют по новым правилам
  5. Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года
  6. Новые правила: с 1 июля 2019 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому
  7. Заверение документов с 1 июля 2019 года: что меняется в связи с новым ГОСТом
  8. Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше
  9. Основные правила заверения трудовой книжки
  10. Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года
  11. Образец заверения трудовой книжки
  12. Как заверить копию документа образец
  13. Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2019 года. Новые требования законодательства
  14. Копии документов в налоговую заверять 2019
  15. Как правильно заверить копию документа — образец?
  16. Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»
  17. Заверение документов по-новому
  18. Как заверить копию документа
  19. Новое заверение копии трудовой с 01 07 2019 каждый лист
  20. Как с 1 июля 2019 года заверять копии документов по новому ГОСТу
  21. Порядок заверения трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии
  22. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2019 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати
  23. Новый порядок заверения копий документов с 1 июля 2019 года
  24. Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2019 года. Новые требования законодательства
  25. Правила заверения трудовых книжек с 2019 года — образец
  26. Как заверять документы с 1 июля 2019
  27. Для чего нужны копии документов?
  28. Как заверить документы по новым правилам?
  29. Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года
  30. Ошибки при оформлении документов
  31. Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Как оформлять копии докуметы с июля

Как заверять документы с 1 июля 2019

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  1. указывается дата заверения;
  2. на документе ставится отметка «Верно»;
  3. указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  4. с 01.07.2019 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2019 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы.

Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит.

Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

С 1 июля 2019 года устанавливаются новые требованиям к копиям трудовых книжек и первичке

При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес.

Выглядеть такая запись может, например, так: “Верно. Подлинник документа хранится в ООО “ААА” по адресу: город Москва, проспект Мира, дом 1, оф. 11 в деле № 111 за 2019 год. Инспектор по кадрам подпись Иванова /Иванова А.А./ 1.06.2019 Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник.

Подпись должна обязательно быть с расшифровкой.

Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Новый ГОСТ по оформлению документов 2019: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

;

  • отметка об электронной подписи.
  • Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме. Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ.

    Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

    1. Verdana № 12, 13;
    2. Times New Roman № 13, 14;
    3. Calibri № 14 и приближенные к ним.
    4. Arial № 12, 13;

    При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров. Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

    Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см.

    С 1 июля копии заверяют по новым правилам

    Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2019 года о месте хранения оригинала документа обязательна.

    Пошаговая инструкция, как заверить копию трудовой книжки, смотрите в

    Что изменилось Что и как перестроить в работе
    Зарплата
    Минтруд неожиданно запретил платить премии Вам нужно проверить документы о премировании. Скачайте из статьи документов по премии
    ФНС и Роструд договорились о том, работникам Расчет аванса мы показали на и сделали . Сверьте с ним суммы из программы
    надо срочно доплатить зарплату.

    Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года

    Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.До 1 июля 2019 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку.Нужно сказать, что второе предпочтительней.

    Заверение трудовой книжки до 1 июля 2019 года
    Предназначение копии трудовой книжки По старым правилам По новым правилам
    Компания заверяет копию для себя На копии внизу* пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии) Аналогично старым правилам
    Компания заверяет копию для посторонней организации На копии внизу пишется фраза «Верно» или «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации 1.

    Новые правила: с 1 июля 2019 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому

    Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2018 год».Надпись должна быть завеена печатью, если компания не отказалась от ее использования.Заверить копию трудовой книжки может сотрудник отдела кадров. Но если отдела кадров нет, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель компании. В том случае, если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей должна быть внесены текущая дата и запись: «Работает по настоящее время».Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать. Чтобы получить полноценную копию трудовой книжки, нужно заверить каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, в бухгалтерии могут поступить так.

    Заверение документов с 1 июля 2019 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

    62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:1.Трудовой книжки;2. Приказа о приеме на работу.Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2019

    Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы.

    Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником.

    А сам срок исчисляют в рабочих днях.

    Источник: http://domzalog.ru/kak-oformljat-kopii-dokumety-s--ijulja-66644/

    Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

    Как заверять документы с 1 июля 2019

    В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

    Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

    Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

    Основные правила заверения трудовой книжки

    При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

    Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

    Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

    Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

    Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

    Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

    Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

    Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

    Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

    Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

    Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

    Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

    Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

    Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

    Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

    Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

    • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
    • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
    • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
    • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
    • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

    Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

    Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

    Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

    Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

    Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

    Образец заверения трудовой книжки

    До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

    Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

    КОПИЯ
    № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
    Число Месяц Год
    1 2 3 4
    Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
    10 19 02 2018 Принят на должность инженера по безопасности

    Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

    Как заверить копию документа образец

    Как заверять документы с 1 июля 2019

    Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов. С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения).

    Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

    Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения. Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий: С листов книжки делаются копии.

    Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.

    Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2019 года.

    Новые требования законодательства

    Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

    На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).

    Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.

    Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации. Введение ГОСТ Р 7.0.97-2016, подразумевающего поправку к правилам заверения трудовых книжек, перенесено с 1 июля 2019 на 1 июля 2019 года.

    Копии документов в налоговую заверять 2019

    Внимание Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

    Важно При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

    Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

    1. Calibri № 14 и приближенные к ним.
    2. Arial №№ 12, 13;
    3. Times New Roman №№ 13, 14;
    4. Verdana №№ 12, 13;

    Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

    Как правильно заверить копию документа — образец?

    Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации.

    Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается 1 из предложенных вариантов заверки:

    1. путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.
    2. постранично;

    Если документ состоит из 1 листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

    Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

    из определенного документа отражает лишь только часть текста или же полное содержание самого подлинника. Преимущественно выписку оформляют тогда, когда изготовить документа невозможно в силу разных причин.

    Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа.

    На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.

    рационально оформлять на фирменном бланке предприятия.

    Заверение документов по-новому

    Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать компании располагается так, чтобы частично затрагивать должность и подпись ответственного лица на бумажной наклейке, а частично лист копии.

    Как правило, достоверность данных подтверждается еще и печатью организации-работодателя. Однако, в постановлении Госкомстандарта N 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в нашей стране ряд компаний освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять.

    Но заверенные ими копии документов будут иметь такую же силу.

    В некоторых случаях работник может попросить написать фразу: «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

    Как заверить копию документа

    Источник: http://disk-shetka.ru/kak-zaverit-kopiju-dokumenta--obrazec-80666/

    Новое заверение копии трудовой с 01 07 2019 каждый лист

    Как заверять документы с 1 июля 2019

    Формулировку, соответствующую новым правилам заверения трудовых книжек, вы можете найти в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Укажите реквизиты конкретного дела, в котором хранится трудовая книжка работника. Некоторые фирмы хранят трудовые книжки работников без номенклатуры дел в сейфе и другом месте, обеспечивающем безопасность хранения.

    В этом случае в заверительной надписи достаточно название фирмы. Приведем образец заверения трудовой книжки по новым правилам: “Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Гамма”в деле № 152 за 2019 год”.

    Как с 1 июля 2019 года заверять копии документов по новому ГОСТу

    Писать заявление все равно придется.

    Причина тому ─ ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

    Что написать в заявлении и в какой форме?

    Здесь специальных правил нет. Вы можете напечатать текст на компьютере или оформить заявление старым проверенным способом, написав его от руки на листке бумаги.

    Только один совет ─ стиль изложения вашей просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.

    Это означает, что в шапке заявления нужно указать на чье имя подается заявление, затем изложить просьбу, и завершить оформление заявления личной подписью с расшифровкой и датой.

    Например: Генеральному директору ООО «Метеор» Савельеву Петру Николаевичу от слесаря сантехника механического цеха Васильева Анатолия Константиновича Заявление На основании ст.

    62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии: 1.

    Порядок заверения трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии

    А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

    В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке.

    Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей. Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

    При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце.

    Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2019 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

    И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

    Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

    Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за .

    год») и заверяется печатью организации.

    Новый порядок заверения копий документов с 1 июля 2019 года

    При этом можно не указывать причину получения копии.

    Если работодатель проигнорирует и не выполнит в вышеуказанный срок выдачи, ему грозит наказание в виде штрафа до 500 рублей.

    При заверении копии документа стоит обратить внимание на полномочия подписывающего лица.

    Зачастую этим вопросом занимается сотрудник отдела кадров либо бухгалтер.

    Также заверителем может выступить и генеральный директор. Главное условие при этом – тщательная проверка документа. Для этого необходимо сравнить все кадровые бумаги, так как дописывать информацию после подписи уже не разрешается по закону.

    Заверенная копия будет законной, если она будет иметь:

    Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2019 года. Новые требования законодательства

    Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику.

    Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

    Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2019 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

    Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом: Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника.

    Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

    На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).

    Правила заверения трудовых книжек с 2019 года — образец

    Заверение трудовой книжки с 2019 года не изменило данное правило. Нужна ли копия раздела о , следует уточнить у сотрудника.

    Это зависит от того, куда он собирается предоставлять документ. Например, если работник претендует на получение звания «Ветеран труда», информация о поощрениях может подтвердить его право на почетный титул.

    Затем скопированные страницы документа брошюруются, а на бумажной наклейке (сзади) указывается количество скрепленных листов. На последнем листе копии трудовой делается несколько отметок:

      подтверждение: «Верно»; подпись сотрудника, подготовившего копию трудовой книжки (вместе с расшифровкой и указанием должности); дата ее оформления печать организации-работодателя.

    Если документ не сшивается, а выдается на разрозненных листах, каждый из них должен заверяться подобным образом. Некоторые организации, для которых предоставляется копия трудовой, также требуют указывать, что владелец трудовой книжки продолжает работать в организации, где скопировали документ, но госстандартом такое требование не установлено.

    Источник: http://advokatssr.ru/novoe-zaverenie-kopii-trudovoj-s-01-07-2018-kazhdyj-list-12148/

    Как заверять документы с 1 июля 2019

    Как заверять документы с 1 июля 2019

    Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать « Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи.

    Для чего нужны копии документов?

    Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

    Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

    • Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
    • Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

    Как заверить документы по новым правилам?

    Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

    Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

    Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :

    • указывать запись «Верно»;
    • Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
    • указывать дату заверения.

    Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

    Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа.

    Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.

    По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

    Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

    Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

    Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

    При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

    Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

    С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

    С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

    Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

    Как правильно должно быть оформлено заверение?

    Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

    Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

    • на документе ставится отметка «Верно»;
    • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
    • указывается дата заверения;
    • нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

    Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

    Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

    В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

    :  Документы для продления водительского удостоверения

    Ошибки при оформлении документов

    Часто встречаются следующие ошибки:

    1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
    2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

    Ответственность за нарушение правил делопроизводства

    Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

    При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

    Источник: https://legalcollegium.ru/dokumenty/kak-zaverjat-dokumenty-s-1-ijulja-2019.html

    Юридический портал
    Добавить комментарий