Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

Содержание
  1. Где можно использовать факсимиле в 2019 году – подписи, в России, на товарных накладных
  2. Общие моменты
  3. Необходимые термины
  4. Каково его назначение
  5. Нормативное регулирование
  6. Где можно использовать факсимиле подписи
  7. Для подписания договоров
  8. На товарных накладных
  9. На актах выполненных работ
  10. В кассовых документах
  11. На счетах-фактурах
  12. В кадровых документах
  13. На доверенностях
  14. На бухгалтерских бланках
  15. Плюсы и минусы
  16. Факсимиле на актах выполненных работ
  17. Как делается акт выполненных работ в 1С
  18. Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году
  19. Обязательна ли печать на акте выполненных работ — правовед ru
  20. Что делать, если принтер отказывается нормально печатать
  21. Как правильно оформить акт сдачи — приемки выполненных работ
  22. В каких случаях можно использовать факсимиле?
  23. Понятие факсимиле
  24. Смысл печати, штампа и факсимиле: различия
  25. Необходимость факсимиле
  26. Правовое положение факсимильной подписи
  27. Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон
  28. Спорные позиции
  29. Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах
  30. Решение Высшего суда
  31. Возможные риски
  32. Факсимильная подпись разрешается
  33. Факсимильная подпись запрещается
  34. Порядок применения факсимильной подписи
  35. Преимущества факсимиле
  36. Заключение
  37. Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования – Юридический справочник бизнеса
  38. Чаще всего факсимиле применяется:
  39. Использование факсимильной подписи не допускается при подписании следующих документов:
  40. Применение штампа допускается при подписании:
  41. Особенности применения
  42. В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:
  43. Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных
  44. Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных?
  45. Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
  46. Факсимильная подпись

Где можно использовать факсимиле в 2019 году – подписи, в России, на товарных накладных

Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентом Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимиле Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее время Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/gde-mozhno-ispolzovat-faksimile/

Факсимиле на актах выполненных работ

Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

  • Нажмите кнопку Готово. После завершения экспорта на экране появится документ MS Excel (рис. 9.35).

    Как делается акт выполненных работ в 1С

    В отличие от многих других стандартных документов, отчёт выполненных работ не имеет обязательной формы, поэтому предприятия сами могут решать, как он будет выглядеть и какие данные в нём будут указаны. Через меню 1С можно подготовить, а также распечатать очень простую, но при этом информативную форму, затрагивающую самые необходимые аспекты проведённой сделки.

    Каждое предприятие, оказывающее какие-либо услуги, обязано подтверждать их актами выполненных работ. Они являются обязательными документами, подтверждающими полученный доход, именно их часто требуют представители фискальных органов. Беда, если их не окажется. В таком случае на компанию будет наложен штраф.

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

    Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

    Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

    Обязательна ли печать на акте выполненных работ — правовед ru

    Что делать? Обязательны ли печати со стороны ип на договоре подряда и акте приема-сдачи выполненных работ? Печать ип регистрируется? Является ли договор действителен без акта выполненных работ? Если в письменной форме договора указано, что после выполнения работ должен быть оформлен акт на выполненые работы, то он обязательно должен быть они установили для себя обязательной печать — вот и требуют, но имхо, это не основание для отказа выдавать вам документы — по сути не осуществлять административную процедуру. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица (пункт 2 статьи 9 закона 129-фз, пункт 7 инструкции к единому плану счетов 157н). Весна время, когда количество тендеров, размещенных на сайте госзакупок, значительно увеличивается.

    Гк рф, но ни эта норма, ни какие-или другие нормы штатского законодательства не устанавливают требования скрепления этого акта печатью. Наличие или отсутствия печати на акте сдачи-приёмки выполненных работ, является не неотклонимым условием признания реальности документа(акта).

    советы по заключению контракта непременно ли проставлять печатьнаактевыполненныхработ. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору печать неотклонима на документах.

    не считая того, если натоварной затратной непроставлена печать покупателя, поставщикам будет труднее взыскать задолженность.

    Что делать, если принтер отказывается нормально печатать

    Многие неполадки принтеров неплохо распознает их система самодиагностики. Если аппарат оснащен дисплеем, причина сбоя чаще всего отображается на нем. Диагностику более простых девайсов проводят с помощью их фирменного приложения. Оно, как правило, присутствует на диске, который шел в комплекте с устройством, а также на сайте производителя.

    Пятна и полосы (иногда почти черные листы) при печати на лазерном или светодиодном принтере — следствие негерметичности картриджа (тонер высыпается), переполнения бункера-отходника, попадания внутрь устройства посторонних мелких предметов, повреждения, неправильной установки или износа деталей картриджа.

    Как правильно оформить акт сдачи — приемки выполненных работ

    Но разработанный первичный документ (т.е. акт) должен не только содержать все вышеуказанные реквизиты, но и быть утвержден в Учетной политике предприятия-исполнителя. Поэтому многие малые компании, чтобы избежать длительного процесса разработки прибегают к уже действующим формам документов, в частности:

    • если используется унифицированный акт, то он обязательно дополняется справкой КС-3;
    • сам акт подготавливается с учетом сведений, изложенных о выполняемой работе в Журнале №КС-6а;
    • в акте обязательно должен указываться № подрядного договора, адрес стройки, название строящегося объекта;
    • в акте указываются не только подрядчик (исполнитель) и заказчик, но и инвестор, которым может быть третье лицо. Если инвестором является сам заказчик, то в акте это должно найти свое отражение – не допускается ставить в этой строке прочерк;
    • сметная стоимость работ не должна противоречить той стоимости, какая утверждена в договоре подряда;
    • все виды выполненных работ указываются отдельно по позициям;
    • стоит отметить, что акт №КС2 служит для принятия работ, а вот для расчетов за работы используется справка об их стоимости №КС3.

    05 Авг 2018      toplawyer         510      

  • Источник: http://lawyertop.ru/oplata-i-vyplaty/faksimile-na-aktah-vypolnennyh-rabot

    В каких случаях можно использовать факсимиле?

    Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

    В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

    Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

    Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

    На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

    Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

    Понятие факсимиле

    На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

    Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

    В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

    Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

    Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

    Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

    Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

    Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

    Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

    Необходимость факсимиле

    Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

    • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
    • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
    • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
    • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

    Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

    Правовое положение факсимильной подписи

    Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

    Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

    Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

    • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
    • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
    • финансовым отношениям;
    • административным отношениям.

    Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

    Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

    • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
    • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

    Спорные позиции

    Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

    Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

    Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

    Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

    Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

    И вердикты различных судов разделились:

    1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
    2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

    Решение Высшего суда

    Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

    Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

    Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

    Возможные риски

    Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

    Эти риски формулируются в виде вопросов:

    • у кого находится устройство факсимиле?
    • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
    • где хранится факсимиле?

    Факсимильная подпись разрешается

    На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

    • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
    • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
    • копии различных официальных бумаг;
    • квитанция по аккредитиву;
    • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
    • документы по учету сырья и материалов;
    • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
    • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
    • акт приемки или передачи работ и услуг;
    • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
    • наградные удостоверения;
    • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
    • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
    • полисы обязательного медицинского страхования.

    То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

    .

    Факсимильная подпись запрещается

    Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

    Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

    • законы, нормативные акты;
    • налоговые декларации;
    • трудовой договор;
    • письменное уполномочивание, доверенность;
    • вексельные документы;
    • различные платежные документы;
    • первичные учетные документы;
    • счета-фактуры;
    • конкурсные документы;
    • различные заявления физических и юридических лиц.

    Порядок применения факсимильной подписи

    Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

    То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

    В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

    Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

    Преимущества факсимиле

    Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

    • сокращение количества времени на изучение документации;
    • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
    • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
    • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
    • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

    Заключение

    Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

    Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

    Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации. Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

    Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

    Источник: http://pozvoniuristu.ru/socium/faksimile.html

    Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования – Юридический справочник бизнеса

    Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

    Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

    Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

    Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

    Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

    Чаще всего факсимиле применяется:

    • при отсутствии руководителя на рабочем месте;
    • при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
    • при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
    • при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

    Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

    В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

    Использование факсимильной подписи не допускается при подписании следующих документов:

    • первичной бухгалтерской документации;
    • нормативных и законодательных документов;
    • налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
    • доверенностей на совершение юридически значимых действий;
    • договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
    • векселей;
    • платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
    • счетов-фактур;
    • документации для участия в конкурсах и тендерах;
    • заявлений от физических и юридических лиц.

    Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

    Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

    Применение штампа допускается при подписании:

    • квитанций, приходных и расходных ордеров;
    • записей в кассовых книгах;
    • учетных бланков;
    • удостоверений сотрудников;
    • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
    • ведомостей и справок о зарплате работников;
    • табелей учета рабочего времени;
    • свидетельств о ЕГЗ;
    • страховок;
    • приказов, грамот, благодарственных листов;
    • писем с поздравлениями;
    • уведомлений;
    • внутренних документов.

    Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

    Особенности применения

    Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

    В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:

    • сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
    • сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
    • ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
    • ускорение работы бухгалтерии.

    В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

    Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

    Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

    Источник: http://bizjurist.com/dejatelnost/ispolzovanie-faksimile.html

    Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

    Можно ли товарные накладные подписывать факсимиле

    by Дмитрий Шилов · 03.11.2018

    Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа. Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно. Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном.

    При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют. В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году? Общие моменты Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

    Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных?

    / Прописка / Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

    • Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
    • Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
    • Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
    • Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
    • Срока действия данных соглашений.

    Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору.

    Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

    А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

    По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

    Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

    Внимание Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

    Где можно использовать факсимиле подписи Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

    Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

    Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм. В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

    Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

    Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

    Факсимильная подпись

    Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ). Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст.

    9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

    При этом установлено что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

    Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю.

    При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише. Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

    Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

    Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

    На товарных накладных Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

    Источник: http://medicinskii-advokat.ru/mozhno-li-ispolzovat-faksimile-na-tovarnyh-nakladnyh/

    Юридический портал
    Добавить комментарий